LIEU DE L’ASSEMBLÉE EXTRAORDINAIRE DES CHEFS Région de la capitale nationale – Trois ans : décembre 2028, 2029 et 2030

INTRODUCTION

L’Assemblée des Premières Nations (APN) est un organisme national de défense des intérêts qui œuvre à la promotion des aspirations collectives des Premières Nations.

L’APN organise au moins deux assemblées par an au cours desquelles les mandats et les directives de l’organisation sont établis par l’adoption de résolutions proposées et appuyées par les Premières Nations‑en‑Assemblée (Chefs élus ou mandataires des Premières Nations membres).

Les travaux de l’APN sont guidés par un Comité exécutif composé d’un(e) Chef(fe) national(e) élu(e) et de Chefs régionaux de chaque province et territoire.

L’APN accepte actuellement les propositions visant à accueillir les Assemblées extraordinaires des Chefs pour les mois de décembre 2028, 2029 et 2030, telles que décrites ci‑dessous; celles‑ci doivent être reçues au plus tard à 12 h (midi) HAE le 16 octobre 2026. Les propositions reçues après la date et l’heure limites ne seront pas prises en considération.

Roxanne Ruediger
Directrice des finances
Assemblée des Premières Nations
50, rue O’Connor, bureau 200
Ottawa (Ontario) K1P 6L2
Téléphone : 613‑241-6789, poste 178
Télécopieur : 613‑241‑5808
Adresse courriel : [email protected]

OBJECTIF

L’objectif de la présente demande de propositions consiste à sélectionner un soumissionnaire capable de faire preuve d’un haut niveau de professionnalisme, d’intégrité et de confidentialité dans l’exécution des travaux, en mettant à disposition un espace où les Chefs et les délégués pourront se réunir afin de donner des orientations à l’APN, conformément à la Charte de l’APN, par l’adoption de résolutions.

L’APN sollicite des propositions auprès des organismes de la région de Gatineau‑Ottawa qui souhaitent accueillir l’Assemblée extraordinaire des Chefs (AEC) de l’APN pour les années 2028, 2029 et 2030 (trois ans).

Un comité interne sera mis sur pied pour examiner toutes les propositions soumises avant la date limite fixée au 16 octobre 2026 à 12 h (midi) HAE.

Une recommandation sera soumise au comité de gestion pour décision finale.

RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

L’Assemblée extraordinaire des Chefs (AEC) se tient chaque année en décembre dans la région de la capitale nationale. Depuis la pandémie de COVID, l’AEC se déroule selon un format hybride, avec un peu plus de 35 Chefs et mandataires participant en ligne et 360 en personne. Le nombre de participants en personne (Chefs, délégués, personnel, observateurs, etc.) pourrait atteindre 2 000 personnes.

INSTRUCTIONS POUR LA SOUMISSION DES PROPOSITIONS

Toutes les propositions doivent être soumises par courriel à l’APN au plus tard à 12 h (midi) HAE le 16 octobre 2026.

Toutes les propositions doivent clairement indiquer le nom du soumissionnaire et la mention « Demande de propositions pour les AEC 2028-2029-2030 » dans la ligne Objet du courriel.

Les particuliers doivent indiquer s’ils s’identifient comme membres d’une Première Nation et quelle communauté des Premières Nations reconnaît leur appartenance. Les personnes morales doivent faire de même en ce qui concerne la propriété de l’entité et les personnes qui effectueront les travaux prévus dans la proposition.

Les soumissions tardives ne seront pas acceptées et les soumissionnaires en seront informés sans exception. L’envoi d’une soumission par la poste ou par service de messagerie ne sera pas accepté; seules les soumissions par courriel seront acceptées.

Proposal Submission Requirements

Toutes les propositions doivent inclure les informations suivantes :

Organisme hôte

L’hôte potentiel des AEC de décembre 2028 – 2029 – 2030 doit disposer de vastes installations de conférence et avoir accès à plusieurs établissements hôteliers pour accueillir les délégués.

Installations de conférence

Les installations proposées doivent pouvoir offrir ce qui suit :

Un espace de réunion pouvant accueillir au moins 2 000 personnes en configuration « salle de classe » et « théâtre » dans la salle plénière principale (au minimum, l’espace doit pouvoir accueillir 600 places en configuration « salle de classe » et 1 400 places en configuration « théâtre »);
Un espace de réunion pour une foire commerciale comprenant au moins 75 kiosques de 8 pi x 10 pi;
Jusqu’à 22 salles de réunion en petits groupes de tailles variées, pouvant accueillir des groupes de 50 à 300 personnes et qui serviront :
- de salles de caucus régionaux (12);
- de bureau de l’APN (1);
- de salle de presse et de communications (1);
- d’espace dédié aux gardiens du savoir (1);
- de bureau de la Cheffe nationale ou de salle de conférence (2);
- de salles de mieux‑être mental (2);
- de salle ou de zone d’inscription (1);
- de salle hybride (1).
Les installations doivent être disponibles pendant cinq jours (dimanche, lundi, mardi, mercredi et jeudi) en décembre, ce qui comprend la mise en place de la séance principale le dimanche, les réunions du Comité des Chefs le dimanche, les séances de dialogue le lundi, ainsi que l’inscription et la mise en place de la foire commerciale le lundi.
L’APN exige également que les lieux soient conformes aux normes d’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite.
L’APN fait appel à un fournisseur externe pour le matériel audiovisuel de l’événement principal et doit pouvoir collaborer avec le service audiovisuel interne pour les réunions de moindre envergure, l’accès à Internet, l’installation des équipements, etc.

Hébergement hôtelier

L’organisme hôte potentiel devrait disposer d’au moins 2 000 chambres d’hôtel disponibles dans la ville pendant les dates proposées pour les AEC de 2028, 2029 et 2030.

Transport

L’organisme hôte potentiel doit être accessible par avion, par train et par autobus pour les délégués participant aux AEC de 2028, 2029 et 2030.

Coût

Coût total de l’espace.

Engagement financier

L’organisme hôte potentiel devrait permettre à l’APN de négocier avec la ville ou l’office du tourisme afin de déterminer les fonds engagés pour couvrir les coûts de la réunion.

DROITS DE L’APN

L’APN se réserve le droit :

de rejeter une ou toutes les propositions reçues en réponse à la présente demande de propositions;
d’engager des négociations avec un ou plusieurs consultants sur n’importe quel point de leurs propositions respectives;
d’accepter intégralement ou partiellement une proposition;
d’annuler ou diffuser à tout moment une version modifiée d’une exigence de la demande de propositions;
d’adjuger un ou plusieurs contrats;
de vérifier tous les renseignements fournis pour toute exigence de la demande de propositions, y compris le droit de demander une confirmation du statut juridique du consultant et des documents signés;
d’adjuger, sans organiser de concours, des contrats de travaux de suivi (le cas échéant) au consultant sélectionné pour une exigence particulière du projet.

CRITÈRES D’ÉVALUATION

L’APN sélectionnera les soumissionnaires qui, à sa seule discrétion, répondent le mieux à ses besoins. Voici un résumé des considérations générales qui seront utilisées pour déterminer les soumissionnaires qui seront sélectionnés :

Approche budgétaire et rapport coût efficacité	20
Prix total : approche budgétaire et rapport coût-efficacité	20
Modalités	10
Disponibilité des hôtels	10
Disponibilité des locaux	40
Total	100

CALENDRIER

Les dates suivantes sont présentées à des fins d’information et de planification et peuvent être modifiées à la seule discrétion de l’APN.

Description des livrables	Date d’échéanc
1. Date limite de soumission	12 h (midi) HAE le 16 octobre 2026
2. Mise sur pied d’un comité interne chargé d’examiner les propositions	16 octobre 2026
3.Réunions du comité et communications éventuelles avec les soumissionnaires afin d’obtenir les précisions nécessaires.	Semaine du 19 au 23 octobre 2026
4.Recommandation à la direction et au comité exécutif	Réunion de novembre 2026 (date à déterminer)

Le calendrier n’est que provisoire et peut être modifié par l’APN, à sa seule discrétion, à tout moment avant la date limite de soumission des propositions.

DISPOSITIONS DIVERSES

Confidentialité

Les réponses à la présente demande de propositions seront considérées comme des renseignements confidentiels par l’APN et ne seront utilisées que dans le but de sélectionner le soumissionnaire retenu.

Éclaircissement / Questions

Toutes les propositions soumises dans les délais impartis feront l’objet d’un accusé de réception.

Les demandes d’éclaircissement et les questions concernant la présente DP doivent être adressées à :

Réponses et soumission

Seules les soumissions qui respectent la date limite seront prises en considération.

Les réponses à la présente demande de propositions doivent être reçues au plus tard à 12 h (midi) HAE le 16 octobre 2026.

Les réponses peuvent être envoyées par courriel à :