INTRODUCTION
L’Assemblée des Premières Nations (APN) est l’organisation nationale qui représente les Premières Nations au Canada. L’APN représente et défend les intérêts des Premières Nations pour plus de 600 Premières Nations dans tout le pays.
L’APN invite les personnes ou les entreprises qualifiées à soumettre une proposition en vue de solliciter en temps utile des allégations potentielles et/ou des preuves d’irrégularités financières à l’APN dans le cadre d’un appel de soumissions, qui seront ensuite examinées et analysées afin de déterminer la validité des allégations et si une enquête plus approfondie, telle qu’une vérification juricomptable, est nécessaire.
OBJECTIF
L’APN cherche à retenir les services d’une personne ou d’une organisation en vue de mener un examen des allégations d’irrégularités financières au sein de l’APN. La personne ou l’organisation devra recueillir des preuves potentielles puis procéder à un examen des transactions financières et des politiques pertinentes, fournir une analyse de cet examen afin de déterminer si les politiques ont été violées et de quelle manière, et fournir un rapport préliminaire de l’examen et de l’analyse qui formulera une recommandation quant à la nécessité de mener une vérification juricomptable.
RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX
L’APN s’emploie à promouvoir les objectifs et les priorités des Premières Nations conformément aux mandats qui lui sont conférés par les Premières Nations-en-assemblée. Les dirigeants des Premières Nations (Chefs) des quatre coins du pays fournissent à l’APN son mandat de travail au moyen de résolutions adoptées lors d’assemblées tenues au moins deux fois par an. Comme le stipule la Charte de l’APN, l’objectif, l’autorité, les responsabilités et les compétences de l’APN sont de nature et de portée dérivées. Les résolutions reflètent le consensus national des Premières Nations détentrices de droits sur des enjeux politiques.
La Charte de l’APN sert de guide aux opérations et à la gouvernance de l’APN. Le mandat du Comité des Chefs sur le renouvellement de la Charte de l’APN (CCRC) consiste à consulter les Premières Nations (tous les peuples de l’île de la Tortue) sur la structure de l’APN et à contribuer à l’élaboration d’options viables pour la restructuration de celle-ci. Le CCRC rédigera des rapports et formulera des recommandations en vue d’apporter des modifications viables à la Charte de l’APN, en tenant compte des éléments suivants :
- le rôle et la nature de l’APN est d’assurer une gouvernance appropriée propice au renforcement des Nations;
- la structure de gouvernance de l’APN doit permettre aux dirigeants des systèmes de gouvernance traditionnels, des clans et des mécanismes de gouvernance modernes de participer à la prise de décision.
En juillet 2022, à la suite d’allégations de corruption et d’irrégularités financières au sein de l’APN, le CCRC a été chargé de formuler des recommandations concernant la portée et la nature d’une vérification juricomptable des finances de l’APN, qui ne devrait pas être limité à une période inférieure à dix ans. Les allégations d’irrégularités portent notamment sur des versements à des employés et des contrats payés sans réception de produits livrables.
En juillet 2023, le CCRC a été chargé de mettre en œuvre certains aspects de la résolution 43/2023 de l’APN, Examen des vérifications financières de l’Assemblée des Premières Nations et de la Fraternité des Indiens du Canada effectuées au cours des dix dernières années. Ce mandat établit que, sur la base des faits disponibles, une vérification juricomptable pourrait ne pas être justifiée, et que le CCRC devrait plutôt formuler des recommandations sur la nature et la portée d’une vérification indépendante qui déterminerait de la nécessité d’une enquête plus approfondie (p. ex., une vérification juricomptable). Le CCRC fournira une recommandation aux Premières Nations-en-assemblée dès que possible.
Le CCRC a élaboré et approuvé un plan de travail pour la mise en œuvre de ce mandat, qui prévoit de retenir les services d’un sous-traitant pour entreprendre les travaux décrits dans la section suivante de la présente demande de propositions.
PORTÉE DU TRAVAIL
Recueil et analyse des preuves
Le soumissionnaire retenu recevra des allégations et/ou des preuves probables d’irrégularités financières au sein de l’APN de diverses sources dans le cadre d’un appel de soumissions. Il procédera à un examen des allégations ou des preuves, ainsi que des transactions et des politiques financières pertinentes, et fournira au CCRC une analyse des éléments reçus. L’analyse sera basée sur les preuves recueillies.
L’examen portera sur une période de dix ans, conformément à la résolution 43/2023 de l’APN. Toutes les allégations, preuves, transactions et politiques visées par l’examen doivent avoir eu lieu ou être en vigueur depuis de juillet 2013. Étant donné que la période de dix ans est supérieure aux sept ans prévus par la loi pour la conservation des livres et des registres, il se peut que l’APN ne dispose pas de registres complets pour toute la durée de l’examen.
Voici quelques exemples de preuves d’irrégularité :
- paiements effectués sans pièces justificatives;
- paiements effectués sans l’autorisation de l’employé de l’APN pertinent;
- les contrats conclus qui ne respectent pas les exigences énoncées dans les politiques financières de l’APN applicables au moment du contrat;
- les contrats payés sans que l’APN n’ait reçu les produits livrables prévus au contrat.
Toute preuve de telles irrégularités peut indiquer la nécessité d’une enquête juricomptable portant sur une transaction unique, une catégorie de transactions ou une période précise.
Pour justifier une vérification juricomptable de toutes les transactions effectuées au cours des dix dernières années, les éléments de preuve doivent montrer une série d’irrégularités applicable à cette période et à plus d’un type de paiement.
Examen de la politique financière
Le soumissionnaire retenu examinera également les politiques et pratiques financières en vigueur à l’APN au cours de la période allant de juillet 2013 à juillet 2023. Cet examen portera notamment sur les points suivants :
- déterminer la manière dont les pratiques et processus actuels d’attribution des contrats sont exercés;
- examiner toute préoccupation, passée ou présente, concernant tout conflit d’intérêts au sein du bureau du(de la) Chef(fe) national(e), du Comité exécutif de l’APN et du Secrétariat de l’APN;
- examiner les politiques et les processus relatifs à la transparence, à la reddition de comptes et à la production de rapports au Comité exécutif de l’APN sur les contrats attribués, quelle qu’en soit la valeur;
- formuler des recommandations visant à renforcer les politiques et procédures financières en ce qui a trait aux conflits d’intérêts;
- formuler des recommandations sur les modifications éventuelles à apporter aux politiques et procédures financières afin de garantir une transparence et une reddition de comptes accrues, ainsi que la conformité et la cohérence avec d’autres outils et processus de gouvernance;
- formuler des recommandations concernant des modèles de gouvernance potentiels qui distinguent et clarifient les rôles et responsabilités politiques et administratifs.
Produits livrables
Un rapport préliminaire des allégations et des preuves reçues, l’analyse des allégations et des preuves par rapport aux critères fournis ainsi que l’examen des politiques et des pratiques financières telles qu’elles sont énoncées dans le présent document. Le soumissionnaire retenu pourrait également être tenu de présenter une mise à jour aux Premières Nations-en-assemblée au cours de l’Assemblée extraordinaire des Chefs de 2023, qui se tiendra du 5 au 7 décembre 2023, à Ottawa. Cette présentation peut être faite à distance.
Durée du projet
Les travaux seront réalisés entre le 30 octobre et le 30 novembre 2023.
INSTRUCTIONS POUR LE DÉPÔT DES PROPOSITIONS
Toutes les propositions doivent être reçues par l’APN au plus tard le 19 octobre 2023 à 17 heures HAE.
Toutes les propositions doivent clairement indiquer le nom de l’auteur de la proposition et le titre « DP pour une analyse préliminaire » dans la ligne d’objet.
Les propositions doivent être envoyées par courrier électronique à l’adresse suivante : [email protected].
EXIGENCES RELATIVES AU DÉPÔT DES PROPOSITIONS
Toutes les propositions doivent comprendre les renseignements suivants :
- Un résumé décrivant les antécédents de l’entrepreneur et/ou de son organisation ainsi que le contenu de la proposition.
- Qualifications : fournir une description des capacités et de l’expérience du soumissionnaire en ce qui a trait à l’examen et à l’analyse des politiques et pratiques financières ainsi que des preuves d’irrégularité.
- Une déclaration et une description des ressources nécessaires pour mener à bien le travail.
- Organisation du projet : déterminer la composition de l’équipe de projet proposée, le cas échéant, y compris :
- les membres de l’équipe;
- la description des rôles des membres de l’équipe;
- le niveau d’expérience des membres de l’équipe (travaux ou connaissances) en ce qui a trait à l’examen et à l’analyse des politiques et pratiques financières ainsi que des preuves d’irrégularité.
- Ventilation des coûts : Le soumissionnaire fournira une ventilation détaillée des coûts pour les services proposés, indiquant le coût total pour la prestation de tous les services, les dépenses, les matériaux, les produits livrables et les coûts des logiciels et du matériel (le cas échéant) à utiliser pour la réalisation du travail. Le coût total doit être exprimé en dollars canadiens, tous frais et taxes compris.
DROITS DE L’APN
L’APN se réserve le droit :
- a) de rejeter une ou toutes les propositions reçues en réponse à la présente demande de propositions;
- b) d’entamer des négociations avec un ou plusieurs soumissionnaires sur un ou plusieurs aspects de leurs propositions respectives;
- c) d’accepter toute proposition, en tout ou en partie;
- d) d’annuler et/ou de réémettre la version modifiée d’une exigence donnée de la présente demande de propositions à tout moment;
- e) d’attribuer un ou plusieurs contrats;
- f) de vérifier toutes les informations fournies concernant une exigence donnée de la présente DP, y compris le droit de demander une confirmation du statut juridique du consultant et des documents signés;
- g) d’attribuer des contrats sans autre appel d’offres pour des travaux de suivi, le cas échéant, au consultant retenu pour une exigence donnée.
CRITÈRES D’ÉVALUATION
L’APN choisira le(s) soumissionnaire(s) qui, à sa seule discrétion, répond(ent) le mieux aux besoins généraux de l’APN. Voici un résumé des considérations générales qui seront utilisées pour déterminer le(s) soumissionnaire(s) qui sera (seront) sélectionné(s) :
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1. Expertise de l’entreprise/organisation qui soumet la proposition |
40% |
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2. Plan de travail et approche proposés |
40% |
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3. Prix total |
20% |
DISPOSITIONS DIVERSES
Prix
Les entrepreneurs doivent fournir un prix fixe ferme, incluant les frais administratifs, les frais de déplacements, le coût des matériaux et la TVH.
Pour que la proposition soit prise en considération, le coût total ne doit pas dépasser 45 000 dollars.
Rôle du personnel du Secrétariat de l’APN
Le soumissionnaire retenu peut compter sur l’entière coopération du Secteur des finances et de la haute direction de l’APN.
Confidentialité
Les réponses à la présente demande de propositions seront considérées comme des informations confidentielles par l’APN et ne seront utilisées que dans le but de sélectionner le soumissionnaire retenu.
Précisions/Questions
Toutes les propositions feront l’objet d’un accusé de réception. Les demandes d’éclaircissement et/ou les questions concernant la présente DP doivent être adressées à
Regina Toulouse
Coordonnatrice exécutive, Intégration des politiques stratégiques
Assemblée des Premières Nations
55, rue Metcalfe, bureau 1600
Ottawa (ON) K1P 6L5
Téléphone : 613-327-1488
Courriel : [email protected]
Soumission des propositions
Seules les soumissions respectant la date limite seront prises en compte. Les réponses à la présente DP doivent être reçues avant la fermeture des bureaux (17 h HAE) le 19 octobre 2023.
Les soumissions doivent être envoyées par courrier électronique à l’adresse suivante : [email protected].