Partager :
Travailler avec l'APN

DEMANDE DE PROPOSITIONS (DP) – Directeur général des élections pour l’élection du Chef national (hybride)

INTRODUCTION

L’Assemblée des Premières Nations (APN) est une organisation nationale de défense des intérêts qui s’efforce de faire progresser les aspirations collectives des Premières Nations.

L’APN organise au moins deux assemblées par an, au cours desquelles les mandats et les directives de l’organisation sont établis par le biais de résolutions dirigées et soutenues par les Premières Nations-en-Assemblée (Chefs élus ou mandataires des Premières Nations membres).

L’APN est également guidée par un Comité exécutif composé d’un Chef national élu et de Chefs régionaux de chaque province et territoire.

OBJECTIF

L’objectif de cette demande de propositions est de sélectionner un soumissionnaire capable de fournir un haut niveau de professionnalisme, d’intégrité et de confidentialité pour assurer les fonctions de directeur général des élections pour l’élection d’un Chef national lors de l’Assemblée extraordinaire des Chefs (AEC) de 2023.

L’AEC se tiendra du 5 au 7 décembre 2023 à Ottawa (Ontario) et se déroulera selon un format hybride, avec une participation en personne et en ligne. La plateforme « Simple Vote » devrait être utilisée pour le processus de vote.

La date limite de soumission des propositions est fixée au vendredi 1er septembre 2023.

INFORMATIONS GÉNÉRALES

Le 28 juin 2023, le poste de Chef national est devenu vacant, et une Cheffe nationale par intérim a été nommée.

Le 11 juillet 2023, l’Assemblée des Premières Nations a adopté la résolution 34/2023, Nomination d’un directeur des élections et date de l’élection du Chef national, qui fixe la date de la prochaine élection à décembre 2023, lors de la prochaine Assemblée extraordinaire des Chefs.

L’élection du Chef national et les règles relatives au déroulement de l’élection sont énoncées à l’article 22 et à l’annexe A de la Charte de l’APN. L’article 22 de la Charte de l’APN stipule ce qui suit :

  1. Le Chef national sera élu par les Premières Nations-en-Assemblée par une majorité de 60 % des représentants inscrits des Premières Nations à une assemblée convoquée dans le but d’élire un Chef national.
  2. Le Chef national sera élu pour un terme de trois ans, et sera rééligible, mais pourra être relevé de ses fonctions par une majorité de 60 % des représentants inscrits des Premières Nations à une assemblée spéciale convoquée à cet effet par la Confédération des Nations.

INSTRUCTIONS POUR LA SOUMISSION DES PROPOSITIONS

Toutes les propositions doivent être soumises par courriel à l’APN au plus tard le vendredi 1er septembre 2023 à 17 h HAE.

Toutes les propositions indiqueront clairement le nom du soumissionnaire et mentionneront « DP concernant un directeur général des élections » dans le champ « Objet » du courriel.

Les proposants doivent indiquer s’ils s’identifient comme autochtones et quelle communauté autochtone reconnaît leur appartenance. Les entreprises doivent faire de même en ce qui concerne leurs propriétaires et les personnes qui effectueront le travail dans le cadre de la proposition.

Les propositions tardives ne seront pas acceptées et seront considérées comme telles sans exception. L’utilisation du courrier postal ou de services de messagerie pour l’envoi d’une proposition ne sera pas acceptée; seules les propositions par courrier électronique seront acceptées.

EXIGENCES RELATIVES À LA SOUMISSION DES PROPOSITIONS

Toutes les propositions doivent contenir les informations suivantes :

1. Comment est-il prévu de mener à bien l’élection du Chef national conformément à l’annexe « A » (1990) des règles électorales pour la fonction de Chef national, énoncées dans la Charte de l’APN, comme suit, mais sans s’y limiter :

  • Procédure de nomination des candidats à la fonction de Chef national.
  • Traduction de tout le matériel électoral, le cas échéant.
  • Informer les Chefs des noms et des caractéristiques des candidats.
  • Recevoir les états financiers de chaque candidat concernant toutes les sommes recueillies et dépensées pour leur campagne, y compris les noms des contributeurs, examiner les comptes divulgués par chaque candidat et s’assurer que les limites de dépenses sont appliquées de manière juste et équitable pour tous les candidats.
  • Organiser le forum ouvert à tous les candidats (et le présider).
  • Informer, lors du forum ouvert à tous les candidats, du bilan financier de chaque candidat, y compris les noms des donateurs.
  • Prendre toutes les dispositions administratives relatives à l’élection lors de l’Assemblée générale, y compris la destruction des bulletins de vote sur résolution de l’Assemblée.
  • Annoncer les résultats de chaque scrutin à l’Assemblée générale.
  • Faire rapport à l’APN, notamment des résultats détaillés, dans les deux (2) semaines suivant l’élection.

2. Compétences : description des capacités et de l’expérience du soumissionnaire en rapport avec les exigences de l’APN en matière d’élections.

3. Une déclaration et une description des ressources matérielles et humaines nécessaires pour mener à bien le processus électoral, y compris les logiciels et le matériel de propriété intellectuelle.

4. Organisation du projet : détailler la composition de l’équipe proposée, le cas échéant, y compris :

  1. Membres de l’équipe;
  2. Description des rôles des membres de l’équipe;
  3. Niveau d’expérience des membres de l’équipe.

5. Ventilation des coûts : Le soumissionnaire fournira une ventilation détaillée des coûts pour les services proposés, indiquant le coût total pour l’exécution de tous les services, les dépenses, le matériel, les produits livrables et le coût des logiciels et du matériel (le cas échéant), à utiliser pour le déroulement de l’élection. Le coût total doit être exprimé en dollars canadiens et inclure la TVH.

DROITS DE L’AFN

L’APN se réserve le droit :

  1. de rejeter une ou toutes les propositions reçues en réponse à la présente demande de propositions;
  2. d’entamer des négociations avec un ou plusieurs soumissionnaires sur un ou plusieurs aspects de leurs propositions respectives;
  3. d’accepter toute proposition, en tout ou en partie;
  4. d’annuler et/ou de réémettre la version modifiée d’une exigence donnée de la présente demande de propositions à tout moment;
  5. d’attribuer un ou plusieurs contrats;
  6. de vérifier toutes les informations fournies concernant une exigence donnée de la présente DP, y compris le droit de demander une confirmation du statut juridique du consultant et des documents signés;
  7. d’attribuer des contrats sans concurrence pour des travaux de suivi, le cas échéant, au consultant retenu pour une exigence donnée.

 

CRITÈRES D’ÉVALUATION

L’APN sélectionnera le(s) soumissionnaire(s) qui, à sa seule discrétion, répond(ent) le mieux à ses besoins. Voici un résumé des considérations générales qui seront utilisées pour déterminer le(s) soumissionnaire(s) qui sera (seront) sélectionné(s) :

1. Expérience globale et résultats démontrés 20%
2. Prix total : approche budgétaire et rapport coût-efficacité 20%
3. Conditions générales 10%
4. Organisation / Personnel autochtone 10%
5. Approche en matière de réflexion stratégique et de planification 40%
Total 100%

CALENDRIER

Les dates suivantes sont indiquées à titre d’information et de planification et peuvent être modifiées à la seule discrétion de l’APN, à tout moment avant la date limite de soumission des propositions.

Description des produits livrables Date
1. Date limite de réception des propositions 1er septembre 2023
2. Examen des propositions du 5 au 8 septembre2023
3. Présentation au Comité exécutif de l’APN Réunion de septembre 2023 (date inconnue)

DISPOSITIONS DIVERSES

Prix

Les soumissionnaires doivent fournir un prix fixe ferme, incluant les frais administratifs, les frais de déplacement, les frais de matériel, la traduction, l’impression des projets de concepts et la taxe de vente harmonisée (TVH).

Les coûts liés à des services supplémentaires concernant le vote en ligne (si cela s’avère nécessaire) ne doivent pas être inclus. L’APN évaluera les systèmes proposés et les coûts connexes dans le cadre d’une procédure distincte, en fonction des recommandations du soumissionnaire retenu.

Confidentialité

Les réponses à la présente demande de propositions seront considérées comme des informations confidentielles par l’APN et ne seront utilisées qu’aux fins de la sélection d’un soumissionnaire.

Clarification/questions

Toutes les propositions présentées dans les délais impartis feront l’objet d’un accusé de réception.

Les demandes d’éclaircissement et/ou les questions concernant la présente demande de propositions doivent être adressées à :

Joyce McDougall
Coordonnatrice exécutive
Téléphone : (613) 290-7034 (mobile)
Courriel : [email protected]

Réponses/Propositions

Seules les propositions soumises dans les délais seront prises en considération.

Les réponses à la présente demande de propositions doivent être reçues avant la fermeture des bureaux (17 h HAE) le 1 septembre 2023.

Les réponses doivent être envoyées par courrier électronique à l’adresse suivante :
Joyce McDougall
[email protected]

To top