Introduction
L’Assemblée des Premières Nations (APN) est une organisation nationale de défense des intérêts qui s’efforce de promouvoir les aspirations collectives des Premières Nations. Les travaux de l’APN sont également orientés par un Comité exécutif composé d’un(e) Chef(fe) national(e) élu(e) et de Chefs régionaux de chaque province et territoire.
Objectif
L’objectif de la présente demande de propositions (DP) consiste à sélectionner un soumissionnaire qui fera preuve d’un haut niveau de professionnalisme, d’intégrité et de confidentialité dans l’exécution des travaux préconisés par l’APN.
Pour tenir son Assemblée générale annuelle, l’APN cherche un lieu qui satisfait aux exigences en matière d’espace énumérées dans la présente DP pour la conduite de ses affaires. Les propositions seront examinées par un comité interne qui fera des recommandations au Comité exécutif en vue d’une sélection finale.
Renseignements généraux
L’APN organise au moins deux assemblées par an, au cours desquelles les mandats et les directives de l’organisation sont établis par la voie de résolutions soumises et soutenues par les Premières Nations-en-Assemblée (Chefs élus ou mandataires des Premières Nations membres).
Instructions pour le dépôt des propositions
Toutes les propositions doivent être reçues par l’APN au plus tard le 23 mai 2025, avant 17 h (HE). Toutes doivent clairement indiquer le nom du soumissionnaire et la mention « DP pour l’accueil de l’Assemblée générale annuelle en 2026 » dans la ligne d’objet du courriel.
Les soumissionnaires doivent indiquer s’ils s’identifient comme autochtones et quelle communauté autochtone reconnaît leur appartenance. Cela vaut aussi pour les entreprises en ce qui concerne leurs propriétaires et les personnes qui réaliseront le travail pour l’APN. Les propositions soumises en retard ne seront pas acceptées et ne seront pas prises en considération, sans exception. Le recours à la télécopie, au courrier postal ou aux services de messagerie pour la soumission d’une proposition ne sera pas accepté.
Exigences relatives au dépôt des propositions
Exigences relatives au dépôt d’une proposition
Toutes les propositions doivent satisfaire aux exigences suivantes :
- Espace de réunion pour 3000 personnes en salle plénière;
- Espace d’exposition pouvant accueillir au moins 125 kiosques de 8×10;
- 22 salles de réunion : salle/bureau du personnel de l’APN, 12 salles pour les caucus régionaux (à la charge des régions), salle de presse/médias, 3 salles pour les réunions/rassemblements des conseils, salle pour l’équipe des résolutions, salle du chef de la direction et des coprésidents, salle de réunion de la Cheffe nationale, bureau de la Cheffe nationale;
- Tous les espaces de réunion doivent se trouver au sein du même édifice;
- 2200 chambres d’hôtel disponibles dans les limites de la ville;
- Tous les espaces de réunion et les chambres d’hôtel doivent être disponibles en juillet 2026.
Droits de l’APN
L’APN se réserve le droit :
- de rejeter une ou toutes les propositions reçues en réponse à la présente demande de propositions;
- d’entamer des négociations avec un ou plusieurs soumissionnaires sur un ou plusieurs aspects de leurs propositions respectives;
- d’accepter toute proposition, en tout ou en partie;
- d’annuler et/ou de réémettre à tout moment la version modifiée d’une exigence donnée de la présente demande de propositions;
- d’attribuer un ou plusieurs contrats;
- de vérifier toutes les informations fournies concernant une exigence donnée de la présente DP, y compris le droit de demander une confirmation du statut juridique du soumissionnaire ainsi que des documents signés;
- d’attribuer des contrats sans autre appel d’offres pour des travaux de suivi, le cas échéant, au soumissionnaire retenu en regard d’une exigence particulière.
Critères d’évaluation
L’APN choisira le(s) soumissionnaire(s) qui, à sa seule discrétion, répond(ent) le mieux aux besoins de l’APN. Voici un résumé des considérations générales qui seront utilisées pour déterminer le(s) soumissionnaire(s) qui sera (seront) sélectionné(s):
| Répondre aux besoins d’espace | 30 |
| Expérience globale et résultats démontrés | 10 |
| Approche budgétaire et efficacité des coûts, y compris le volet touristique | 35 |
| Financement concernant le lieu et nombre de nuits d’hôtel | 15 |
| Conditions générales | 10 |
| Total | 100 |
Calendrier
| Description des produits livrables | Date |
|---|---|
| 1. Date limite de dépôt des propositions | 23 May 2025 |
| 2. Examen par le comité interne May 26-30, 2025 |
26 May 2025 |
| 3. Recommandations au Comité exécutif | 23 Jun 2025 |
| 4. Décision du comité exécutif | 13 Jul 2025 |
Les dates suivantes sont indiquées à titre d'information et de planification et peuvent être modifiées à la seule discrétion de l'APN, à tout moment avant la date limite de dépôt des propositions.
Dispositions diverses
Prix
Les soumissionnaires doivent fournir un prix fixe et ferme pour l’espace de réunion, comprenant la TVH. L’APN évaluera les coûts relatifs à la restauration, aux services audiovisuels et à d’autres activités connexes dans le cadre d’un processus distinct, sur la base des recommandations du soumissionnaire retenu.
Confidentialité
Les réponses à la présente demande de propositions seront considérées comme des renseignements confidentiels par l’APN et ne seront utilisées que dans le but de sélectionner le soumissionnaire retenu.
Réponses/ Soumission
Toutes les propositions soumises dans les délais impartis feront l’objet d’un accusé de réception. Seules les propositions respectant la date limite seront prises en considération.
Les demandes de précisions et les questions, ainsi que toutes les propositions finales, doivent être adressées à :
Jonathan Thompson, vice-président
Opérations et administration
Assemblée des Premières Nations
Téléphone : (613) 241-6789, poste 235
Courriel : [email protected]
Les réponses à la présente DP doivent être reçues avant la fermeture de nos bureaux (17 h HE), le 23 mai 2025.