Introduction
L’Assemblée des Premières Nations (APN) est l’organisation nationale qui représente les Premières Nations au Canada. Elle représente et défend les intérêts de plus de 600 Premières Nations des quatre coins du pays.
Le Secteur du développement social de l’APN organise un événement national en personne sur l’aide au revenu (AR), qui est prévu provisoirement du 3 au 5 février 2026 dans un lieu encore indéterminé. L’APN lance une demande de propositions pour occuper le poste de planificateur/planificatrice ou coordonnateur/coordonnatrice d’événements, qui sera chargé de fournir des services de planification, de coordination, de prise de notes et de production de rapport.
Objectif
L’objectif de la présente demande de propositions (DP) consiste à sélectionner un soumissionnaire capable de fournir des services de coordination d’une grande qualité sur le plan du professionnalisme, de l’intégrité et de la confidentialité pour le Forum national sur l’aide au revenu de l’APN.
L’événement est provisoirement prévu du 3 au 5 février 2026 dans un lieu qui reste à déterminer. Les travaux devraient débuter le 17 novembre 2025 et s’achever le 31 mars 2026.
Renseignements généraux
Le Programme d’aide au revenu de Services aux Autochtones Canada (SAC) a été mis en place en 1964 pour fournir une aide financière aux membres des Premières Nations vivant dans les réserves et au Yukon en vue de satisfaire à leurs besoins fondamentaux. Le programme d’aide au revenu n’a jamais répondu aux besoins uniques des Premières Nations et est resté essentiellement le même depuis sa création, ne changeant que pour refléter les taux d’aide au revenu et les critères d’admissibilité provinciaux et territoriaux, ce qui a entraîné des lacunes systémiques et un financement insuffisant pour répondre aux besoins des Premières Nations, causant ainsi une plus grande dépendance à l’égard du programme au lieu de soutenir la transition vers l’emploi ou l’éducation.
En 2018, SAC s’est engagé à réformer le programme d’aide au revenu avec les Premières Nations. Par la suite, les Premières Nations-en-assemblée de l’APN ont adopté la résolution 89/2019, Poursuite de la réforme du Programme d’aide au revenu des Premières Nations. En 2022, les Premières Nations-en-assemblée ont adopté la résolution 07/2022, Réforme du Programme d’aide au revenu dans les réserves, validant les recommandations stratégiques formulées par les Premières Nations. Ces recommandations ont été soumises à SAC dans un mémoire au Cabinet (MC) en janvier 2023. L’APN a travaillé avec diligence avec le Groupe de travail technique sur le développement social (GTTDS) pour défendre les intérêts des bénéficiaires de l’aide au revenu des Premières Nations, aider les gestionnaires de cas, promouvoir l’autodétermination et l’autonomie gouvernementale des Premières Nations ainsi que pour veiller à ce que les voix des Premières Nations soient à l’avant-plan des considérations politiques.
Portée des travaux
Tâches probables du poste de planificateur/planificatrice ou coordonnateur/coordonnatrice d’événements
Préparation
- Participer à une première réunion avec le Secteur du développement social de l’APN et à des réunions de planification régulières pour examiner divers thèmes, dont la logistique et les communications.
- Fournir un soutien logistique continu dans le cadre de la préparation de l’événement, notamment la logistique et la planification de l’ordre du jour et l’élaboration d’un chemin critique comprenant des étapes importantes menant à l’événement.
- Superviser la participation et l’inclusion de conférenciers et de panélistes, notamment les invitations des conférenciers prévus, les réponses, les biographies et le matériel de présentation.
- Assurer la liaison avec les entrepreneurs externes (p. ex., traduction et interprétation, audiovisuel, etc.) afin d’organiser la logistique de l’espace et de l’ordre du jour de l’évènement, y compris des idées innovantes pour améliorer la participation des personnes.
Pendant l’événement
- Aider à la prise de notes pendant les séances plénières en personne (avec le soutien des preneurs de notes de l’APN).
- Assurer la coordination avec les entrepreneurs, les conférenciers et le personnel de l’APN sur place afin de résoudre ou atténuer les problèmes dès qu’ils surviennent.
Après l’événement
- Présenter un compte rendu au personnel de l’APN dans le but d’évaluer l’événement, de cerner les problèmes et de trouver des solutions réalisables en vue des prochains événements.
- Présenter un rapport écrit de l’événement, qui résume l’essentiel des discussions et qui met l’accent sur les mesures à prendre et les prochaines étapes.
Instructions pour le dépôt des propositions
L’APN doit avoir reçu toutes les propositions au plus tard le 6 novembre 2025, à 17 h (HAE). Les propositions doivent être soumises en format PDF.
Toutes les propositions doivent clairement indiquer le nom du soumissionnaire et la phrase « Planificateur/planificatrice ou coordonnateur/coordonnatrice d’événements » dans le champ « Objet ».
Les soumissions tardives ne seront pas acceptées.
Exigences relatives au dépôt des propositions
Toutes les propositions doivent contenir les éléments de renseignement ci-dessous.
- Nom
- Adresse
- Un résumé décrivant le profil de l’entreprise du soumissionnaire, le contenu de la proposition et toute exception particulière aux exigences énoncées.
- Une description des qualifications, des capacités et de l’expérience du soumissionnaire par rapport à l’énoncé de la demande de propositions.
- Une description des ressources matérielles et humaines nécessaires pour mener à bien les activités décrites dans la demande de propositions, notamment l’identification des membres de l’équipe du projet (le cas échéant) ainsi que leur rôle et leur expérience.
- Le calendrier et la méthode proposés, qui précisent le temps et les ressources nécessaires pour mener à bien les travaux proposés.
- Une ventilation des coûts des services proposés, en dollars canadiens et incluant la TVH.
- Le nom, le titre et les coordonnées de trois (3) références ayant déjà fait appel aux services du soumissionnaire.
Droits de l’APN
L’APN se réserve le droit :
- de rejeter une ou toutes les propositions reçues en réponse à la présente demande de propositions;
- d’engager des négociations avec un ou plusieurs consultants sur n’importe quel point de leurs propositions respectives;
- d’accepter intégralement ou partiellement une proposition;
- d’annuler ou diffuser à tout moment une version modifiée d’une exigence de la demande de propositions;
- d’adjuger un ou plusieurs contrats;
- de vérifier tous les renseignements fournis pour toute exigence de la demande de propositions, y compris le droit de demander une confirmation du statut juridique du consultant et des documents signés;
- d’adjuger, sans organiser de concours, des contrats de travaux de suivi (le cas échéant) au consultant sélectionné pour une exigence particulière du projet.
Critères d’évaluation
L’APN sélectionnera, à sa discrétion exclusive, le ou les soumissionnaires qu’elle jugera aptes de répondre au mieux à ses besoins généraux. Voici un résumé des considérations générales qui serviront à la sélection :
| Expertise de l’entreprise/organisation à l’origine de la proposition, y compris la pertinence de l’expérience du soumissionnaire par rapport au contenu du projet | 20 |
| Expérience de travail avec les Premières Nations et des organisations des Premières Nations | 20 |
| Plan de travail et démarche proposés, y compris la répartition du temps entre les tâches et activités indiquées dans la proposition. | 20 |
| Prix total lié aux tâches et activités proposées | 20 |
| Impression générale de la proposition | 20 |
Calendrier
| Description des produits livrables | Date |
|---|---|
| 1. Publication/affichage de la DP | 16 Oct 2025 |
| 2. Date limite pour les questions | 29 Oct 2025 |
| 3. Date limite pour la soumission des propositions | 06 Nov 2025 |
| 4. Fin de l’évaluation des propositions | 10 Nov 2025 |
| 5. Sélection finale | 13 Nov 2025 |
| 6. Date prévue de début du contrat | 17 Nov 2025 |
Le calendrier est provisoire et peut être modifié par l’APN, à sa seule discrétion, à tout moment avant la date limite de soumission des propositions.
Dispositions diverses
Prix
Les soumissionnaires doivent fournir un prix fixe ferme, incluant les frais administratifs, les frais de matériel, l’équipement et la TVH. Les frais de déplacement seront remboursés, conformément aux politiques de l’APN, en plus du montant du contrat.
Confidentialité
L’APN considèrera les réponses à la présente DP comme des renseignements confidentiels. Elles seront utilisées uniquement pour sélectionner un soumissionnaire.
Précisions/ Questions
Les demandes de clarification et/ou les questions concernant la présente demande de propositions recevront une réponse dans les trois jours ouvrables suivant leur réception. Pour cela, l’APN devra les avoir reçues avant 17 h (HAE) le 29 octobre 2025. Les demandes de clarification et/ou les questions doivent être adressées à :
Victoria Bird
Directrice, Développement social
Assemblée des Premières Nations
Courriel : [email protected]
Réponses/ Soumission
Seules les soumissions respectant la date limite seront prises en considération. Toutes les propositions reçues dans le délai établi feront l’objet d’un avis de réception.
Les réponses à la présente DP devront être reçues avant la fermeture des bureaux (17 h HNE) le 6 novembre 2025.
Les réponses doivent être envoyées par courriel à :
Victoria Bird
Directrice, Développement social
Assemblée des Premières Nations
Courriel : [email protected]