Services de coordination pour un forum national sur l’aide au revenu

INTRODUCTION

L’Assemblée des Premières Nations (APN) est l’organisation nationale qui représente les Premières Nations au Canada. Elle représente et défend les intérêts des membres de plus de 600 Premières Nations à travers tout le pays.

Le Secteur du développement social de l’APN organise un événement national en personne sur l’aide au revenu (AR), qui devrait avoir lieu du 6 au 8 février 2024. L’APN sollicite des propositions pour engager un organisateur/coordonnateur qui assurera la planification, la coordination, la prise de notes et la production de rapports pour l’événement.

OBJECTIF

L’objectif de la présente demande de propositions (DP) consiste à sélectionner un soumissionnaire qui offrira un haut niveau de professionnalisme, d’intégrité et de confidentialité en assurant la coordination du forum national de l’APN sur l’AR.

L’événement est provisoirement prévu du 6 au 8 février 2024. Le travail devrait commencer le 11 décembre 2023 et s’achever le 31 mars 2024.

RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

Le programme d’aide au revenu de Services aux Autochtones Canada (SAC) a été mis en place en 1964 pour fournir une aide financière aux membres des Premières Nations vivant dans les réserves et au Yukon en vue de satisfaire à leurs besoins fondamentaux. Le programme d’aide au revenu n’a jamais répondu aux besoins uniques des Premières Nations et est resté essentiellement le même depuis sa création, ne changeant que pour refléter les taux d’aide au revenu et les critères d’admissibilité provinciaux et territoriaux, ce qui a entraîné des lacunes systémiques et un financement insuffisant pour répondre aux besoins des Premières Nations, causant ainsi une plus grande dépendance à l’égard du programme au lieu de soutenir la transition vers l’emploi ou l’éducation.

En 2018, SAC s’est engagé à réformer le programme d’aide au revenu avec les Premières Nations. Par la suite, les Premières Nations-en-assemblée de l’APN ont adopté la résolution 89/2019, Poursuite de la réforme du Programme d’aide au revenu des Premières Nations. En 2022, les Premières Nations-en-assemblée ont adopté la résolution 07/2022, Réforme du Programme d’aide au revenu dans les réserves, validant les recommandations stratégiques formulées par les Premières Nations. Ces recommandations ont été soumises à SAC dans un mémoire au Cabinet (MC) en janvier 2023. L’APN a travaillé avec diligence avec le Groupe de travail technique sur le développement social (GTTDS) pour défendre les intérêts des bénéficiaires de l’aide au revenu des Premières Nations, aider les gestionnaires de cas, promouvoir l’autodétermination et l’autonomie gouvernementale des Premières Nations ainsi que pour veiller à ce que les voix des Premières Nations soient à l’avant-plan des considérations politiques.

PORTÉE DU TRAVAIL

Le travail de l’organisateur/coordonnateur peut comprendre les éléments suivants :

Avant l’événement :

Tenir une réunion initiale avec le Secteur du développement social de l’APN, ainsi que participer à des réunions de planification régulières pour examiner la logistique, les communications et autres.
Fournir un appui logistique continu avant l’événement, dont la logistique et la planification de l’ordre du jour, l’élaboration d’un calendrier critique avec des étapes importantes jusqu’à l’événement et autres.
Superviser la coordination et la participation des présentateurs et des conférenciers, y compris les invitations, les RSVP, les biographies, les documents de présentation et autres.
Appuyer l’élaboration de documents et d’un processus de communication avec les délégués potentiels (annonce des dates à retenir, invitations, contenu du microsite, etc.).
Assurer la coordination avec les prestataires de services externes (traduction et interprétation, audiovisuel, etc.), notamment en demandant des devis.
Mettre en place le processus d’inscription, en collaboration avec l’APN.

Pendant l’événement :

Assurer la prise de notes pendant les séances plénières en personne (avec l’aide des preneurs de notes de l’APN).
Assurer la coordination avec les entrepreneurs, les conférenciers et le personnel de l’APN, sur place, afin de traiter et d’atténuer les problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent.

Après l’événement :

Organiser une réunion pour faire le bilan avec le personnel de l’APN afin d’examiner le déroulement de l’événement, de cerner les problèmes et les solutions possibles pour les prochains événements.
Produire un rapport écrit de l’événement qui résume l’essence des discussions et qui souligne les mesures à prendre et les prochaines étapes.

INSTRUCTIONS POUR LE DÉPÔT DES PROPOSITIONS

Toutes les propositions doivent être reçues par l’APN, en format PDF, au plus tard le 27 novembre 2023 à 17 heures HNE.

Toutes les propositions doivent clairement indiquer le nom de l’auteur de la proposition et le titre « DP pour l’organisation/la planification d’un événement de l’APN » dans la ligne d’objet.

Les propositions remises en retard ne seront pas acceptées.

EXIGENCES RELATIVES AU DÉPÔT DES PROPOSITIONS

Toutes les propositions doivent comprendre les renseignements suivants :

Nom;
Adresse;
Un résumé décrivant les antécédents de l’entreprise du soumissionnaire, le contenu de la proposition et toute exception particulière aux exigences énoncées;
Une description des qualifications, des capacités et de l’expérience du soumissionnaire relatives à la DP;
Une description des ressources matérielles et humaines nécessaires pour mener à bien les activités décrites dans la DP, dont les membres de l’équipe de projet, le cas échéant, ainsi que leur rôle et leur expérience;
Un calendrier et une méthode proposés indiquant le temps et les ressources nécessaires pour mener à bien le travail proposé;
Une ventilation des coûts pour les services proposés, en dollars canadiens et comprenant la TVH;
Le nom, le titre et les coordonnées de trois (3) références qui ont fait appel aux services du soumissionnaire.

DROITS DE L’APN

L’APN se réserve le droit :

a) de rejeter une ou toutes les propositions reçues en réponse à la présente demande de propositions;
b) d’entamer des négociations avec un ou plusieurs soumissionnaires sur un ou plusieurs aspects de leurs propositions respectives;
c) d’accepter toute proposition, en tout ou en partie;
d) d’annuler et/ou de réémettre la version modifiée d’une exigence donnée de la présente demande de propositions à tout moment;
e) d’attribuer un ou plusieurs contrats;
f) de vérifier toutes les informations fournies concernant une exigence donnée de la présente DP, y compris le droit de demander une confirmation du statut juridique du consultant et des documents signés;
g) d’attribuer des contrats sans concurrence pour des travaux de suivi, le cas échéant, au consultant retenu pour une exigence donnée.

CRITÈRES D’ÉVALUATION

L’APN choisira le(s) soumissionnaire(s) qui, à sa seule discrétion, répond(ent) le mieux aux besoins de l’APN. Voici un résumé des considérations générales qui seront utilisées pour déterminer le(s) soumissionnaire(s) qui sera (seront) sélectionné(s) :

Expertise de l’entreprise/organisation qui soumet la proposition, dont la pertinence de l’expérience du soumissionnaire pour le projet	20 %
Expérience de travail avec les Premières Nations et les organisations des Premières Nations	20 %
Plan de travail et approche proposés, y compris l’affectation du temps aux tâches et activités énoncées dans la proposition	20 %
Prix total associé aux tâches et activités proposées	20 %
Impressions générales sur la proposition	20 %

CALENDRIER

Les dates suivantes sont indiquées à titre d’information et de planification et peuvent être modifiées à la seule discrétion de l’APN.

Publication/affichage de la DP 6 novembre 2023

Date limite pour poser des questions 22 novembre 2023

Date limite de soumission des propositions 27 novembre 2023

Fin de l’évaluation des propositions 30 novembre 2023

Sélection finale 1^er décembre 2023

Date prévue de début du contrat 11 décembre 2023

Le calendrier est provisoire et peut être modifié par l’APN, à sa seule discrétion, à tout moment avant la date limite de soumission des propositions.

DISPOSITIONS DIVERSES

Prix

Les entrepreneurs doivent fournir un prix fixe ferme, incluant les frais administratifs, les coûts des matériaux, l’équipement et la TVH. Les frais de déplacement seront remboursés conformément aux politiques de l’APN, en plus du montant du contrat.

Confidentialité

Les réponses à la présente demande de propositions seront considérées comme des informations confidentielles par l’APN et ne seront utilisées que dans le but de sélectionner le soumissionnaire retenu.

Précisions/Questions

Les demandes de précisions et/ou les questions concernant la présente demande de propositions seront traitées dans les trois jours ouvrables suivant leur réception et doivent être reçues avant 17 heures (HNE), le 22 novembre 2023. Les demandes de précisions et/ou les questions doivent être adressées à :

Stephanie Wellman
Directrice, Développement social
Assemblée des Premières Nations
Courriel : [email protected]

Réponses/Propositions

Seules les propositions soumises avant la date limite seront prises en considération. Toutes les propositions soumises à temps feront l’objet d’un accusé de réception.

Les réponses à la présente DP doivent être reçues avant la fermeture des bureaux (17 h HNE), le 27 novembre 2023.

Les réponses doivent être envoyées par courrier électronique à l’adresse suivante :

Stephanie Wellman
Directrice, Développement social
Assemblée des Premières Nations
Courriel : [email protected]