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Travailler avec l'APN

DEMANDE DE PROPOSITIONS (DP) – Services parlementaires – Rapports sommaires des travaux de certains comités parlementaires

INTRODUCTION

L’Assemblée des Premières Nations (APN) est l’organisation nationale qui représente les Premières Nations du Canada. L’APN représente et défend les intérêts des Premières Nations au nom de plus de 600 Premières Nations de tout le pays.

L’APN invite les personnes ou les entreprises qualifiées à soumettre des propositions pour fournir des rapports sommaires concis et en temps opportun sur certaines procédures et études entreprises à la Chambre des communes fédérale et au Sénat tout au long de l’année 2023-2024.

OBJECTIF

L’APN suit les activités parlementaires et fait des comptes rendus en temps opportun aux dirigeants des Premières Nations et au Secrétariat de l’APN sur les points pertinents qui touchent les Premières Nations. L’APN a besoin d’obtenir rapidement des informations pour tenir le Secrétariat au courant des derniers travaux parlementaires.

L’APN est à la recherche d’une personne ou d’une organisation qui lui fournira en temps opportun des rapports sommaires sur les travaux parlementaires, y compris, mais sans s’y limiter, sur les audiences des comités parlementaires et sénatoriaux et sur la période de questions de la Chambre des communes. Ces rapports donneront un aperçu des travaux parlementaires afin que l’APN soit bien informée des dossiers qui présentent un intérêt pour ses activités de plaidoyer.

 

RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

L’APN fournit aux Premières Nations des renseignements pertinents sur les activités du Parlement, notamment sur les travaux législatifs et ceux des comités. Pour ce faire, l’Unité d’intégration des politiques stratégiques de l’APN effectue un suivi et une analyse approfondis des questions parlementaires fédérales qui ont une incidence directe sur les Premières Nations.

PORTÉE DU TRAVAIL

Le soumissionnaire retenu fournira des rapports sommaires des audiences des comités, de début octobre 2023 au 31 mars 2024.

L’APN sélectionnera un soumissionnaire pour rédiger des rapports sommaires des activités parlementaires et/ou des comités désignés. Le soumissionnaire retenu remettra ces rapports à l’APN au plus tard deux jours ouvrables après la date de l’audience. Sur la base des résultats antérieurs de ce travail, on s’attend à ce qu’il y ait au moins deux réunions de deux heures chacune par semaine pour chaque comité désigné au cours des 23 semaines de séance entre octobre 2023 et juin 2024. Le nombre total de rapports par comité pourrait varier en fonction de l’enjeu ou du sujet inscrit à l’ordre du jour de l’audience.

Le soumissionnaire retenu doit assister en personne ou virtuellement aux audiences afin de mener à bien le travail.

Exigences liées au projet

Les conditions et/ou les tâches que le soumissionnaire retenu devra accomplir sont les suivantes :

  1. La rédaction d’un rapport sommaire pour chaque réunion dans un format standard qui comprend :
    1. le(s) sujet(s) de la réunion;
    2. les faits saillants de la réunion avec un résumé des témoignages et des questions soulevées par les membres du comité;
    3. le nom des témoins qui ont comparu;
    4. le résumé des témoignages;
    5. les questions posées aux témoins;
    6. les activités du comité;
    7. les mesures prises par le comité et les mesures de suivi;
    8. les activités à venir;
    9. les membres présents.
  1. Le rapport sommaire sera transmis à l’APN au plus tard deux jours ouvrables après la réunion. Le courriel est la méthode de communication préférée.
  2. Le cas échéant, un rapport sommaire de la période de questions sur les discussions relatives aux Premières Nations et aux peuples autochtones. Le format pour la période de questions doit comprendre les éléments suivants :
    1. sujet;
    2. date;
    3. marque d’horodatage;
    4. nom et question du député;
    5. nom et réponse du député.

Calendrier

Les travaux devront être effectués entre début octobre 2023 et le 31 mars 2024.

INSTRUCTIONS POUR LE DÉPÔT DES PROPOSITIONS

Toutes les propositions doivent être reçues par l’APN au plus tard le vendredi 8 septembre 2023 à 17 heures, heure de l’Est.

Toutes les propositions doivent clairement indiquer le nom de l’auteur de la proposition et « Demande de propositions pour services parlementaires » dans la ligne d’objet.

Les propositions doivent être envoyées par courriel à Amanda Bruce, à [email protected].

EXIGENCES RELATIVES AU DÉPÔT DES PROPOSITIONS

Toutes les propositions doivent comprendre les renseignements suivants :

  1. Un résumé décrivant les antécédents de l’entrepreneur et/ou de son organisation, ainsi que le contenu de la proposition.
  2.  
  3. Qualifications : Description des capacités et de l’expérience du soumissionnaire, en particulier en ce qui a trait aux comités parlementaires.
  4.  
  5. Une déclaration et une description des ressources matérielles et humaines nécessaires pour réaliser les rapports sommaires des audiences des comités, chaque rapport faisant de 4 à 6 pages, y compris la transcription, la prise de notes, la rédaction des rapports et la connaissance des comités parlementaires.
  6. Organisation du projet : Déterminer la composition de l’équipe de projet proposée, le cas échéant, y compris :
    1. les membres de l’équipe;
    2. la description des rôles des membres de l’équipe;
    3. le niveau d’expérience des membres de l’équipe en matière de travail ou de connaissances liées aux comités parlementaires.
  1. Ventilation des coûts : Le soumissionnaire fournira une ventilation détaillée des coûts pour les services proposés, indiquant le coût total pour la prestation de tous les services, les dépenses, le matériel, les produits livrables et les coûts des logiciels et du matériel (le cas échéant), à utiliser pour la réalisation du travail. Le coût total doit être exprimé en dollars canadiens et inclure tous les frais et taxes.
  2. Travaux supplémentaires, le cas échéant : Les soumissionnaires doivent fournir une estimation du coût par séance pour toute audience supplémentaire d’un comité qui ne figure pas dans la liste ci-dessus. Au moment de la soumission, le devis doit comprendre 23 semaines de séance pour deux comités. Le soumissionnaire devra indiquer un montant pour les réunions supplémentaires des comités désignés par l’APN tout au long de la période.

Droits de l’APN

L’APN se réserve le droit :

  1. de rejeter une ou toutes les propositions reçues en réponse à la présente demande de propositions;
  2. d’entamer des négociations avec un ou plusieurs soumissionnaires sur un ou plusieurs aspects de leurs propositions respectives;
  3. d’accepter toute proposition, en tout ou en partie;
  4. d’annuler et/ou de réémettre la version modifiée d’une exigence donnée de la présente demande de propositions à tout moment;
  5. d’attribuer un ou plusieurs contrats;
  6. de vérifier toutes les informations fournies concernant une exigence donnée de la présente DP, y compris le droit de demander une confirmation du statut juridique du consultant et des documents signés;
  7. d’attribuer des contrats sans concurrence pour des travaux de suivi, le cas échéant, au consultant retenu pour une exigence donnée.

Critères d’évaluation

L’APN choisira le(s) soumissionnaire(s) qui, à la seule discrétion de l’APN, répond(ent) le mieux aux besoins de l’APN. Ce qui suit est un résumé des considérations générales qui seront utilisées pour déterminer le(s) soumissionnaire(s) qui sera(ont) sélectionné(s) :

 

1. Expertise de l’entreprise/organisation qui soumet la proposition

20 %

2. Expérience de travail avec les Premières Nations en matière de défense des intérêts

20 %

3. Plan de travail et approche proposés

20 %

4. Expérience en communication, rédaction, établissement de relations, résolution de problèmes et établissement de budgets; ponctualité

5. Processus de facturation

15 %

 

5 %

6.Prix total

20 %

 

Dispositions diverses

Prix

Les entrepreneurs doivent fournir un prix fixe ferme, comprenant les frais administratifs, les frais de déplacements, les coûts du matériel et la TVH.

Confidentialité

Les réponses à la présente DP ne seront utilisées que dans le but de sélectionner le soumissionnaire retenu et seront traitées par l’APN comme des informations confidentielles.

Précisions/Questions 

Toutes les propositions soumises dans les délais impartis feront l’objet d’un accusé de réception. Les demandes de précision ou les questions relatives à la présente demande de propositions doivent être adressées à :

Amanda Bruce

Coordonnatrice principale des politiques

Assemblée des Premières Nations

55, rue Metcalfe, bureau 1600

Ottawa (ON) K1P 6L5

Téléphone : (613) 402-7200

Courriel : [email protected]

Réponses/Soumission

Seules les soumissions qui respectent la date limite seront prises en considération. Les réponses à la présente demande de propositions doivent être reçues avant la fermeture des bureaux (17 h HNE) le 8 septembre 2023.

Les réponses doivent être envoyées par courriel à : [email protected].

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