|
INTRODUCTION |
L’Assemblée des Premières Nations (APN) est une organisation nationale de défense des intérêts qui s’efforce de promouvoir les aspirations collectives des Premières Nations.
L’APN tient au moins deux assemblées par an, au cours desquelles les mandats et les directives de l’organisation sont établis par l’adoption de résolutions proposées et appuyées par les Premières Nations-en-assemblée (Chefs élus ou mandataires des Premières Nations membres).
Les travaux de l’APN sont également orientés par un Comité exécutif composé d’un(e) Chef(fe) national(e) élu(e) et de Chefs régionaux de chaque province et territoire.
|
OBJECTIF |
L’objectif de la présente demande de propositions (DP) consiste à sélectionner un soumissionnaire en mesure de faire preuve d’un haut niveau de professionnalisme, d’intégrité et de confidentialité dans l’exécution des travaux préconisés par la Charte de l’APN.
L’APN recherche un lieu pour tenir l’Assemblée générale annuelle de l’APN qui réponde aux exigences en matière d’espace énumérées dans la présente DP.
La sélection sera examinée par un comité interne et les propositions recommandées seront présentées au Comité exécutif qui sélectionnera le soumissionnaire retenu.
|
INSTRUCTIONS POUR LE DÉPÔT DES PROPOSITIONS |
Toutes les propositions doivent être reçues par l’APN au plus tard le 7 juin 2024, à 17 h HAE.
Toutes les propositions doivent clairement indiquer le nom du soumissionnaire et la note « DP pour l’accueil de l’Assemblée générale annuelle en 2025 » dans la ligne d’objet du courriel.
Les personnes physiques doivent indiquer si elles s’identifient comme autochtones et quelle communauté autochtone reconnaît leur appartenance. Les personnes morales doivent en faire de même en ce qui concerne la propriété de l’entité et les personnes qui réaliseront le travail pour l’APN.
Les soumissions remises en retard ne seront pas acceptées et ne seront pas prises en considération, sans exception. Le recours à la télécopie, au courrier ou aux services de messagerie pour déposer une proposition ne sera pas accepté.
EXIGENCES RELATIVES AU DÉPÔT DES PROPOSITIONS
Toutes les propositions doivent contenir les éléments suivants :
- Espace de réunion pouvant accueillir 3 000 personnes en séance plénière, espace d’exposition pour un minimum de 125 kiosques de 8×10 et 24 salles de réunion : 12 salles pour les caucus régionaux, une salle de bien-être mental/espace de sécurité, une salle pour les conseils des jeunes et des personnes LGBTQ2IA, une salle pour les gardiens du savoir et les anciens combattants, une salle pour le conseil des femmes et le conseil des femmes dirigeantes, une salle pour les médias/la presse, une salle pour les adjoints des coprésidents, une salle pour la directrice générale, un bureau pour la Cheffe nationale, une salle de conférence pour la Cheffe nationale, une salle pour l’équipe des résolutions, une salle hybride, un bureau de l’APN, et une salle supplémentaire pour les réunions de dernière minute.
- Toutes les salles doivent se trouver dans le même bâtiment.
- Un espace de réunion doit être disponible du dimanche au jeudi pour permettre l’installation de l’équipement audiovisuel et la tenue des réunions préalables à l’Assemblée (réunion du Comité exécutif, réunions des comités des Chefs, réunions des conseils et séances de dialogue).
- 2 200 chambres d’hôtel en ville.
- Tous les espaces de réunion et les chambres d’hôtel doivent être disponibles en juillet 2025.
|
DROITS DE L’APN |
L’APN se réserve le droit :
- de rejeter une ou toutes les propositions reçues en réponse à la présente demande de propositions;
- d’entamer des négociations avec un ou plusieurs soumissionnaires sur un ou plusieurs aspects de leurs propositions respectives;
- d’accepter toute proposition, en tout ou en partie;
- d’annuler et/ou de réémettre la version modifiée d’une exigence donnée de la présente demande de propositions à tout moment;
- d’attribuer un ou plusieurs contrats;
- de vérifier toutes les informations fournies concernant une exigence donnée de la présente DP, y compris le droit de demander une confirmation du statut juridique du consultant et des documents signés;
- d’attribuer des contrats sans concurrence pour des travaux de suivi, le cas échéant, au consultant retenu pour une exigence donnée.
|
CRITÈRES D’ÉVALUATION |
L’APN choisira le(s) soumissionnaire(s) qui, à sa seule discrétion, répond(ent) le mieux aux besoins de l’APN. Voici un résumé des considérations générales qui seront utilisées pour déterminer le(s) soumissionnaire(s) qui sera (seront) sélectionné(s) :
| Respecter les exigences en matière d’espace et les dates | 40% |
| Expérience globale et résultats démontrés | 10% |
| Stratégie budgétaire et efficacité des coûts | 30% |
| Modalités | 20% |
| Total | 100% |
|
CALENDRIER |
Les dates suivantes sont indiquées à titre d’information et de planification et peuvent être modifiées à la seule discrétion de l’APN, à tout moment avant la date limite de dépôt des propositions.
|
Description des produits à fournir |
Date d’échéance |
| Date limite de dépôt des propositions | 7 juin 2024 |
| Examen du comité interne | 10-21 juin 2024 |
| Recommandations au Comité exécutif | 28 juin 2024 |
| Décision du Comité exécutif | juillet 2024 |
|
DISPOSITIONS DIVERSES |
Prix [*remarque : cette section peut être adaptée en fonction des détails de la DP].
Les soumissionnaires doivent fournir un prix fixe et ferme pour l’espace de réunion, comprenant la TVH.
L’APN évaluera les coûts relatifs à la restauration, à l’audiovisuel et à d’autres activités connexes dans le cadre d’un processus distinct, sur la base des recommandations du soumissionnaire retenu.
Confidentialité
Les réponses à la présente demande de propositions seront considérées comme des renseignements confidentiels par l’APN et ne seront utilisées que dans le but de sélectionner le soumissionnaire retenu.
Questions/Réponses/Soumission
Toutes les propositions soumises dans les délais impartis feront l’objet d’un accusé de réception. Seules les propositions déposées dans les temps seront prises en considération.
Les demandes d’éclaircissement et/ou les questions, ainsi que toutes les soumissions finales, doivent être adressées à :
Jonathan Thompson, vice-président, Opérations et Administration
Assemblée des Premières Nations
Téléphone : (613) 241-6789, poste 235
Courrier électronique : [email protected]
Les réponses à la présente DP doivent être reçues avant la fermeture des bureaux (17 h HAE) le 7 juin 2024.