Introduction
L’Assemblée des Premières Nations (APN) est une organisation nationale de défense des intérêts qui s’efforce de promouvoir les aspirations communes des Premières Nations.
Les travaux de l’APN sont guidés par un Comité exécutif composé d’un(e) Chef(fe) national(e) élu(e) et de Chefs régionaux représentant chaque province et territoire.
En 2027, l’Assemblée générale annuelle élira un Chef national ou une Cheffe nationale.
Objectif
L’objectif de la présente demande de propositions consiste à sélectionner un soumissionnaire capable d’assurer un niveau élevé de professionnalisme, d’intégrité et de confidentialité pour accomplir le travail habituellement exécuté par l’APN.
L’APN cherche un lieu pour tenir son Assemblée générale annuelle qui répond aux exigences en matière d’espace énoncées dans la présente DP afin de mener à bien ses activités.
Un comité interne examinera les propositions et recommandera certaines d’entre elles ou certaines installations au Comité exécutif, qui sera chargé de sélectionner la proposition retenue.
Renseignements généraux
L’APN tient au moins deux assemblées par an, au cours desquelles les mandats et les directives de l’organisation sont établis par l’adoption de résolutions dirigées et soutenues par les Premières Nations-en-Assemblée (Chefs élus ou mandataires des Premières Nations membres).
Instructions pour le dépôt des propositions
L’APN doit avoir reçu toutes les propositions au plus tard à 17 h (HNE) le 29 mai 2026.
Toutes les propositions doivent clairement indiquer le nom du soumissionnaire et porter la mention : « DP pour l’organisation de l’Assemblée générale annuelle 2027 de l’APN » dans la ligne « Objet » du courriel.
Les personnes doivent indiquer si elles se considèrent autochtones et quelle communauté autochtone reconnaît leur appartenance. Les personnes morales doivent adopter la même démarche pour la propriété de l’entité et les personnes qui réaliseront le travail sous la direction de l’APN.
Les soumissions tardives seront, sans exception, ni acceptées ni prises en considération. L’utilisation du télécopieur, du courrier postal ou des services de messagerie pour envoyer une offre ne sera pas acceptée.
Exigences relatives au dépôt des propositions
EXIGENCES RELATIVES À LA SOUMISSION D’UNE PROPOSITION
Toutes les propositions doivent contenir les renseignements ci-dessous.
- Un espace de réunion pouvant accueillir 3 000 personnes en séance plénière.
- Un espace pour le salon commercial pouvant accueillir au moins 125 stands de 8 x 10.
- 18 salles de réunion de groupe – 1 salle pour le personnel de l’APN, 11 salles de caucus (à la charge des régions), 1 salle pour les médias ou la presse, 3 salles pour les réunions ou rassemblements des conseils, 1 salle pour le chef de la direction ou le coprésident et 1 salle pour les élections.
- Tous les espaces de réunion doivent se trouver dans une seule et même installation.
- 2 500 chambres d’hôtel disponibles dans les limites de la ville.
- Tous les espaces de réunion et toutes les chambres d’hôtel doivent être disponibles en juillet 2027.
Droits de l’APN
L’APN se réserve le droit :
- de rejeter une ou toutes les propositions reçues en réponse à la présente demande de propositions;
- d’engager des négociations avec un ou plusieurs consultants sur n’importe quel point de leurs propositions respectives;
- d’accepter intégralement ou partiellement une proposition;
- d’annuler ou diffuser à tout moment une version modifiée d’une exigence de la demande de propositions;
- d’adjuger un ou plusieurs contrats;
- de vérifier tous les renseignements fournis pour toute exigence de la demande de propositions, y compris le droit de demander une confirmation du statut juridique du consultant et des documents signés;
- d’adjuger, sans organiser de concours, des contrats de travaux de suivi (le cas échéant) au consultant sélectionné pour une exigence particulière du projet.
Critères d’évaluation
L’APN sélectionnera, à sa seule discrétion, le ou les soumissionnaires qu’elle jugera en mesure de répondre au mieux à ses besoins généraux. Voici un résumé des considérations générales qui serviront à la sélection :
| Satisfaire les exigences en matière d’espace | 30 |
| Expérience globale et résultats démontrés | 10 |
| Approche budgétaire et rentabilité, y compris le financement touristique du lieu et le nombre de nuits d’hôtel | 35 |
| Modalités | 15 |
| Organisation/personnes autochtones | 10 |
| Total | 100 |
Calendrier
| Description des produits livrables | Date |
|---|---|
| 1. Date limite de soumission des propositions | 29 May 2026 |
| 2. Examen du comité interne | 01 Jun 2026 |
| 3. Recommandations au Comité exécutif | 06 Jul 2026 |
| 4. Décision du Comité exécutif | 12 Jul 2026 |
Dispositions diverses
Prix
Les soumissionnaires doivent fournir un prix fixe ferme pour les espaces de réunion, incluant la TVH.
L’APN évaluera le coût de la nourriture et des boissons, de l’audiovisuel et d’autres éléments connexes dans le cadre d’un processus distinct, ainsi que les recommandations du soumissionnaire retenu.
Confidentialité
L’APN considèrera les réponses à la présente DP comme des renseignements confidentiels qui seront utilisés seulement pour sélectionner un soumissionnaire.
Réponses/ Soumission
Toutes les propositions reçues avant la date limite feront l’objet d’un accusé de réception. Seules les soumissions respectant la date limite seront prises en considération.
Les demandes de précision et/ou les questions concernant la présente DP doivent être adressées à :
Jonathan Thompson, vice-président
Opérations et administration
Assemblée des Premières Nations
Téléphone : (613) 241-6789, poste 235
Courriel : [email protected]
Les réponses à la présente demande de propositions doivent avoir été reçues avant la fermeture des bureaux (17 h HNE) le 29 mai 2026.