INTRODUCTION
L’Assemblée des Premières Nations (APN) est une organisation nationale de défense d’intérêts qui s’emploie à faire progresser les aspirations collectives des Premières Nations.
L’APN tient au moins deux assemblées par an, au cours desquelles des mandats et des directives lui sont conférés par l’intermédiaire de résolutions adoptées et appuyées par les Premières Nations-en-Assemblée (Chefs élus ou mandataires des Premières Nations membres).
L’APN est dirigée par un Comité exécutif qui est composé d’un(e) Chef(fe) national(e) élu(e) et de Chefs régionaux représentant chaque province et territoire.
En juillet 2024, l’APN tiendra l’élection d’un(e) Chef(fe) national(e).
OBJECTIF
L’objectif de la présente demande de propositions est de sélectionner un soumissionnaire capable d’assurer un degré élevé de professionnalisme, d’intégrité et de confidentialité pour réaliser le travail inhérent à l’article 22 (ci-dessous) de la Charte de l’APN :
2. Le Chef national sera élu pour un terme de trois ans, et sera rééligible […].
L’APN recherche un emplacement pour la tenue de son Assemblée générale annuelle, l’élection d’un(e) Chef(fe) national(e) et la conduite de ses activités. Cet emplacement doit répondre aux exigences en matière d’espace énumérées dans la présente DP.
Un comité interne examinera les propositions et en recommandera certaines au Comité exécutif, qui sélectionnera un soumissionnaire.
RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX
La dernière élection du Chef national s’est tenue en format virtuel en 2021, durant la pandémie. Le mandat de la Cheffe nationale élue lors de cette élection prendra fin en juillet 2024. Conformément à l’article 22 de la Charte de l’APN, une élection doit avoir lieu tous les trois ans.
INSTRUCTIONS POUR LA SOUMISSION D’UNE PROPOSITION
L’APN doit avoir reçu toutes les propositions au plus tard le 2 juin 2023, à 17 h HAE.
Toutes les propositions doivent clairement indiquer le nom du soumissionnaire et porter la phrase « DP pour l’accueil de l’Assemblée générale annuelle 2024 » dans le champ « Objet » du courriel.
Chaque personne doit indiquer si elle se considère comme Autochtone et, le cas échéant, le nom de la communauté autochtone qui reconnaît son appartenance. Chaque entreprise doit également indiquer si elle appartient à des Autochtones et si les personnes qui effectueront le travail au nom de l’APN sont des Autochtones.
Les propositions reçues tardivement seront, sans exception, rejetées sans avoir été examinées. Toute proposition envoyée par télécopieur, courrier postal ou service de messagerie sera rejetée.
EXIGENCES RELATIVES À LA PRÉSENTATION DES PROPOSITIONS
Toutes les propositions doivent contenir les renseignements ci-dessous.
- Un espace de réunion capable d’accueillir 3000 personnes en séance plénière, un espace d’exposition capable de contenir au moins 125 kiosques de 8 x 10, 24 salles de réunion pour des séances en petits groupes et une autre grande salle pour le processus d’élection d’un(e) Chef(fe) national(e).
- Tous les espaces de réunion doivent être situés au même emplacement.
- 2200 chambres d’hôtel situées dans les limites de la ville.
- Tous les espaces de réunion et toutes les chambres d’hôtel doivent être disponibles en juillet 2024.
DROITS DE L’AFN
L’APN se réserve le droit :
- de rejeter une ou toutes les propositions reçues en réponse à la présente demande de propositions;
- d’engager des négociations avec un ou plusieurs soumissionnaires sur n’importe quel point de leurs propositions respectives;
- d’accepter intégralement ou partiellement une proposition;
- d’annuler ou diffuser à tout moment une version modifiée d’une exigence de la demande de propositions;
- d’adjuger un ou plusieurs contrats;
- de vérifier tous les renseignements fournis pour toute exigence de la demande de propositions, y compris le droit de demander une confirmation du statut juridique du soumissionnaire et des documents signés;
- d’adjuger, sans autre appel d’offres, des contrats de travaux de suivi (le cas échéant) au soumissionnaire sélectionné pour une exigence particulière du projet.
CRITÈRES D’ÉVALUATION
L’APN sélectionnera, à sa discrétion exclusive, le ou les soumissionnaires qu’elle jugera capables de répondre au mieux à ses besoins généraux. Voici un résumé des considérations générales qui serviront à la sélection :
| 1. Satisfaire aux exigences en matière d’espace
2. Expérience générale et résultats démontrés 3. Approche budgétaire et rapport coût-efficacité 4. Modalités 5. Organisation ou personne autochtone Total |
30%
10% 30% 20% 10% 100% |
CALENDRIER
Les dates suivantes sont indiquées à des fins d’information et de planification et peuvent être modifiées à la seule discrétion de l’APN et à tout moment avant la date limite de soumission des propositions.
| [Description des produits livrables] | [Date d’échéance] |
| Date limite de soumission d’une proposition | 2 juin 2023 |
| Examen par le comité interne
Présentation des recommandations au Comité exécutif Décision du Comité exécutif |
5 au 9 juin 2023
12 juin 2023 9 juillet 2023 |
DISPOSITIONS DIVERSES
Prix [*note : cette section peut être ajustée en fonction des détails de la DP].
Pour l’espace de réunion, les soumissionnaires doivent fournir un prix fixe et ferme, comprenant la TVH.
L’APN évaluera le coût de la restauration, des services audiovisuels et d’autres éléments connexes dans le cadre d’un processus distinct en fonction des recommandations du soumissionnaire retenu.
Confidentialité
L’APN considèrera les réponses à la présente demande de propositions comme des renseignements confidentiels et les utilisera uniquement dans le but de sélectionner un soumissionnaire.
Questions, réponses et soumission
Toutes les propositions soumises dans le délai imparti feront l’objet d’un accusé de réception. Seules les propositions soumises dans ce délai seront prises en considération.
Les demandes de précisions et/ou les questions, ainsi que toutes les propositions finales, doivent être envoyées à :
Jonathan Thompson, directeur général par intérim
Assemblée des Premières Nations
Téléphone : (613) 241-6789, poste 235
Courrier électronique : [email protected]
Les réponses à cette DP doivent être reçues avant la fermeture des bureaux (17 h HAE) le 2 juin 2023.