DEMANDE DE PROPOSITIONS (DP) – Services audiovisuels et de coordination de la plateforme pour une série de groupes de discussion régionaux et le Cercle national du savoir sur les soins de longue durée et les soins continus

INTRODUCTION

L’Assemblée des Premières Nations (APN) est une organisation nationale de défense des intérêts qui cherche à promouvoir les aspirations collectives des individus et des communautés des Premières Nations des quatre coins du Canada sur des questions de nature et de préoccupation nationales ou internationales. L’APN tient deux assemblées par an, au cours desquelles les mandats et les directives de l’organisation sont établis au moyen de résolutions proposées et appuyées par les Premières Nations-en-assemblée (Chefs élus ou mandataires de Premières Nations membres).

En plus de la direction fournie par les Chefs de chaque Première Nation membre, les travaux de l’APN sont orientés par un Comité exécutif composé d’un(e) Chef(fe) national(e) élu(e) et de Chefs régionaux de chaque province et territoire. Les représentants de cinq conseils nationaux (Gardiens du savoir, Jeunes, Anciens combattants, personnes 2ELGBTQQIA+ et Femmes) appuient et orientent les décisions du Comité exécutif.

Les secteurs de la santé et du développement social de l’APN organisent une série de groupes de discussion régionaux les 25, 26 et 27 juillet, ainsi que les 1^er, 2 et 3 août 2023, et un cercle national du savoir le 14 septembre 2023 pour discuter d’un cadre de soins de longue durée et de soins continus. La Résolution 44/2022, Élaboration conjointe d’options stratégiques avec Services aux Autochtones Canada pour un mémoire au Cabinet sur le cadre holistique de soins de longue durée et continus, confère à l’APN le mandat de formuler des recommandations stratégiques sur un cadre holistique de soins de longue durée et de soins continus dans le cadre des programmes d’aide à la vie autonome et de soins à domicile et en milieu communautaire des Premières Nations et des Inuits, qui ont été élaborés pour fournir des services de soins de longue durée aux Premières Nations vivant dans les réserves. L’APN organise une série de groupes de discussion régionaux adaptés à la culture afin de solliciter l’avis des Premières Nations sur les thèmes de la réforme et, en fin de compte, d’orienter les recommandations stratégiques visant à élaborer un cadre holistique de soins de longue durée et de soins continus. L’APN invite les personnes, les entreprises ou les organisations qualifiées à soumettre des propositions pour fournir des services audiovisuels et de coordination de la plateforme en soutien à la série d’événements virtuels organisés par l’APN.

OBJECTIF

L’objectif de la présente demande de propositions (DP) consiste à sélectionner un soumissionnaire en mesure d’assurer un haut niveau de professionnalisme, d’intégrité et de confidentialité dans le cadre de la prestation de services audiovisuels et de coordination de la plateforme pour une série d’événements virtuels organisés par l’APN.

Les événements sont prévus aux dates suivantes

25 juillet – 8 h 45 – 16 h 15 HAE

26 juillet – 8 h 45 – 16 h 15 HAE

27 juillet – 8 h 45 – 16 h 15 HAE

1^er août – 8 h 45 – 16 h 15 HAE

2 août – 8 h 45 – 16 h 15 HAE

3 août – 8 h 45 – 16 h 15 HAE

14 septembre – 10 h 45 – 15 h 15 HAE

Les travaux devraient commencer le 3 juillet 2023 et s’achever le 29 septembre 2023.

Après réception des propositions, un comité sera mis en place pour sélectionner la meilleure proposition et une recommandation sera faite aux responsables de l’organisation des événements de l’APN.

RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

Le rôle de l’APN consiste à défendre les intérêts des Premières Nations selon les directives des Premières Nations-en-assemblée. Il s’agit notamment de faciliter et de coordonner les discussions et le dialogue à l’échelle nationale et régionale, les efforts et les campagnes de sensibilisation, l’analyse juridique et politique, la communication avec les gouvernements, y compris la facilitation de l’établissement de relations entre les Premières Nations et la Couronne, ainsi qu’avec les secteurs public et privé et le grand public.

En 2019, Services aux Autochtones Canada (SAC) s’est engagé à réformer les programmes d’aide à la vie autonome et de soins à domicile et en milieu communautaire des Premières Nations et des Inuits afin d’élaborer un Cadre de soins de longue durée et de soins continus. En réponse, les Premières Nations-en-assemblée de l’APN ont adopté la Résolution 19/2019, Élaboration d’un continuum de soins sur sept générations pour les Premières Nations et par les Premières Nations en matière de santé et de développement économique et social, appelant à l’adoption d’une stratégie holistique pour établir un continuum de soins de santé, ainsi que des soutiens et des services liés à la santé, qui fournira une vision et une voie à suivre pour améliorer la santé et le bien-être des Premières Nations à travers le pays.

C’est la raison pour laquelle le gouvernement fédéral a entamé un dialogue avec les régions des Premières Nations, recueillant ainsi leurs commentaires afin de produire un rapport final de recommandations et d’options stratégiques visant à améliorer les soins de longue durée dans les réserves. Par la suite, la Résolution 44/2022 de l’APN, Élaboration conjointe d’options stratégiques avec Services aux Autochtones Canada pour un mémoire au Cabinet sur le cadre holistique de soins de longue durée et continus, a été adoptée pour soutenir l’APN et le groupe de travail technique de l’APN sur le développement social afin d’assurer l’élaboration conjointe de recommandations stratégiques sur le cadre de soins de longue durée et de soins continus pour améliorer les programmes d’aide à la vie autonome et de soins à domicile et en milieu communautaire des Premières Nations et des Inuits et combler leurs lacunes.

ÉTENDUE DES SERVICES REQUIS

Les services audiovisuels et de coordination de la plateforme demandés peuvent comprendre les tâches suivantes :

Une plateforme de webdiffusion personnalisée (page d’accueil/page de diffusion en direct en français et en anglais, traductions de documents) pour accueillir jusqu’à 500 participants, y compris une salle verte virtuelle pour la présidence et les conférenciers et un flux vidéo bilingue, pour chaque jour.
Soutien technique pour la mise en place et le fonctionnement de tout l’équipement (y compris les installations téléphoniques) pour tous les intervenants pendant toute la durée de l’événement.
Équipement, installation et soutien technique pour la cabine et l’équipement d’interprétation en anglais et en français.
Équipement, installation et soutien technique pour la cabine et l’équipement d’interprétation en American Sign Language et en langue des signes québécoise.
Installation et soutien technique pour les services de sous-titrage en anglais et en français.
Soutien technique et audiovisuel, et orientation lors de l’accueil des participants avant l’événement (orientation audiovisuelle).
Toute la main-d’œuvre nécessaire aux activités susmentionnées.
Fourniture de rapports analytiques sur les temps de connexion, les adresses électroniques, le mécanisme de questions/réponses et le clavardage pour l’ensemble de l’événement.
Enregistrement et archivage de l’ensemble de l’événement.
Réunions régulières à la demande des secteurs de la santé et du développement social de l’APN.
Collaboration avec l’équipe informatique de l’APN pour la coordination des inscriptions.
Accueil de toutes les séances plénières de l’événement (dates indiquées dans la section « Objectif »).
Soutien technique pendant toute la durée de l’événement (dates indiquées dans la section « Objectif »).

INSTRUCTIONS POUR LE DÉPÔT DES PROPOSITIONS

Toutes les propositions doivent être reçues par courrier électronique (courriel) à l’intention de [email protected], au plus tard à 17 h HAE, le 30 juin 2023. Les propositions doivent être soumises en format PDF.

Toutes les propositions doivent clairement indiquer en objet le nom du soumissionnaire et « DP pour une série de groupes de discussion organisée par l’APN sur les soins de longue durée et les soins continus – Services audiovisuels ».

Les soumissions remises en retard ne seront pas acceptées.

EXIGENCES RELATIVES AU DÉPÔT DES PROPOSITIONS

Toutes les propositions doivent comprendre les renseignements suivants :

Nom
Adresse
Un résumé décrivant l’entreprise du soumissionnaire, y compris le contenu de la proposition.
Qualification : description des capacités et de l’expérience de l’entrepreneur en rapport avec les exigences de l’analyse environnementale de l’APN.
Une déclaration et une description des ressources physiques et humaines nécessaires pour mener à bien le projet de recherche (analyse environnementale), y compris les logiciels et le matériel intellectuel.
Organisation du projet : indiquer la composition de l’équipe proposée, le cas échéant, y compris :
les membres de l’équipe;
la description des rôles des membres de l’équipe;
le niveau d’expérience des membres de l’équipe en ce qui concerne les compétences et les capacités des Premières Nations dans le domaine des services de santé.
Références de clients : le nom de trois (3) références qui ont eu recours aux services du soumissionnaire dans le cadre de recherches, les références doivent inclure le nom du client, son titre et ses coordonnées.
Ventilation des coûts : Le soumissionnaire doit fournir une ventilation détaillée des coûts pour les services proposés, indiquant le coût total pour la prestation de tous les services, les dépenses, les matériaux, les produits livrables et les coûts des logiciels et du matériel (le cas échéant) à utiliser pour la réalisation du travail. Le coût total doit être exprimé en dollars canadiens et inclure la TVH.

DROITS DE L’APN

L’APN se réserve le droit :

de rejeter une ou toutes les propositions reçues en réponse à la présente demande de propositions;
d’entamer des négociations avec un ou plusieurs soumissionnaires sur un ou plusieurs aspects de leurs propositions respectives;
d’accepter toute proposition, en tout ou en partie;
d’annuler et/ou de réémettre la version modifiée d’une exigence donnée de la présente demande de propositions à tout moment;
d’attribuer un ou plusieurs contrats;
de vérifier toutes les informations fournies concernant une exigence donnée de la présente DP, y compris le droit de demander une confirmation du statut juridique du consultant et des documents signés;
d’attribuer des contrats sans concurrence pour des travaux de suivi, le cas échéant, au consultant retenu pour une exigence donnée.

CRITÈRES D’ÉVALUATION

L’APN choisira le(s) soumissionnaire(s) qui, à sa seule discrétion, répond(ent) le mieux à ses besoins. Ce qui suit est un résumé des considérations générales qui seront utilisées pour déterminer le(s) soumissionnaire(s) qui sera(ont) sélectionné(s) :

1. Expertise de l’entreprise/organisation qui soumet la proposition, y compris la pertinence de l’expérience du soumissionnaire pour le contenu du projet	20 %
2. Expérience de travail avec les Premières Nations et les organisations des Premières nations dans le cadre de recherches et/ou de l’évaluation de besoins	20 %
3. Plan de travail et approche proposés, y compris l’affectation du temps aux tâches et activités énumérées dans la proposition	20 %
4. Expérience de la recherche, de la résolution de problèmes, de la planification de projets, de l’élaboration de stratégies, de l’établissement de relations, de la facilitation, de la communication et de l’établissement de budgets	20 %
5. Prix total associé aux tâches et activités proposées	20 %

CALENDRIER

Les dates suivantes sont indiquées à titre d’information et de planification et peuvent être modifiées à la seule discrétion de l’APN.

Publication/affichage de la DP 16 juin 2023

Date limite pour les questions 23 juin 2023

Date limite de soumission des propositions 30 juin 2023

Fin de l’évaluation des propositions 4 juillet 2023

Sélection finale 5 juillet 2023

Date de début du contrat prévue 7 juillet 2023

La série de groupes de discussion régionaux sera répartie comme suit :

	Mardi 25 juillet	Mercredi 26 juillet	Jeudi 27 juillet
9 h – 12 h HAE	Région Un	Région Trois	Région Cinq
13 h – 16 h HAE	Région Deux	Région Quatre	Région Six

	Mardi 1^er août	Mercredi 2 août	Jeudi 3 août
9 h – 12 h HAE	Région Sept	Région Neuf	Région Onze
13 h – 16 h HAE	Région Huit	Région Dix	Région Douze

Date du Cercle national sur le savoir : 14 septembre – 11 h – 15 h HAE

Ce calendrier est provisoire et peut être modifié par l’APN, à sa seule discrétion, à tout moment avant la date limite de soumission des propositions.

DISPOSITIONS DIVERSES

Prix

Les entrepreneurs doivent fournir un prix fixe ferme, comprenant les frais administratifs, les déplacements, les coûts du matériel, la traduction, l’impression des projets de concepts et la TVH.

Confidentialité

Les réponses à la présente DP ne seront utilisées que dans le but de sélectionner le soumissionnaire retenu et seront traitées par l’APN comme des renseignements confidentiels.

Précisions/Questions

Toutes les propositions feront l’objet d’un accusé de réception. Les demandes de précision ou les questions relatives à la présente demande de propositions doivent être adressées à :

Jonathan L. Dunn

Analyste principal des politiques, Santé

[email protected]

Assemblée des Premières Nations

55, rue Metcalfe, bureau 1600

Ottawa (ON) K1P 6L5

Réponses/Soumission

Seules les soumissions qui respectent la date limite seront prises en considération.

Les réponses à la présente demande de propositions doivent être reçues avant la fermeture des bureaux le 7 juillet 2023, et doivent être envoyées par courriel à :